Richtlijnen voor het neerleggen van publicatieformulieren

Er zijn drie manieren:

• digitaal – elektronisch voor oprichtingsakten;
• papier – formulieren per post verzenden naar de griffie;
• papier – formulieren overhandigen op de griffie.

Het is de leden van de griffie bij wet verboden om inhoudelijk consult te geven in uw individueel dossier (artikel 297 Ger.W.).

Voor specifiek advies kan u zich wenden tot een notaris, een boekhouder/accountant of een advocaat.

Als de neergelegde documenten niet voldoen aan de richtlijnen, wordt de neerlegging geweigerd.

De formulieren en bijgevoegde stukken worden dan in hun geheel teruggestuurd naar de afzender samen met het document ter terugzending. In het document ter terugzending zal worden aangegeven waarom de neerlegging niet voldoet aan de richtlijnen.

Indien de neerlegging wordt geweigerd, dient u de onregelmatigheden te verhelpen en de volledige neerlegging te herhalen. De publicatie kan slechts volgen na een correcte neerlegging.

In punt “4. Aandachtspunten bij het invullen van de formulieren” vindt u specifieke aandachtspunten die werden opgesteld naar aanleiding van regelmatig voorkomende fouten die aanleiding geven tot een terugzending.

Via https://www.justonweb.be/companies, vervolgens klikken op “Een onderneming, VZW of bijkantoor oprichten (JustAct)”, kan u terecht voor het elektronisch neerleggen van de oprichtingsakte van uw vennootschap/vereniging.

Om de oprichtingsakte neer te leggen dient u te beschikken over:

• 1 origineel exemplaar van de oprichtingsakte;
• 1 origineel exemplaar van de akte van benoeming van de bestuurders.

De overige gegevens zal u digitaal invullen via de toepassing.

JustAct is een website van de FOD Justitie.

Momenteel kan een onderneming via JustAct enkel de oprichtingsakte digitaal neerleggen. In de toekomst wenst Justitie dit uit te breiden naar alle akten.

U kan de neerlegging nog steeds op papier verrichten door de correct ingevulde formulieren persoonlijk neer te leggen op de griffie van de dienst rechtspersonen van de ondernemingsrechtbank Leuven, dan wel de formulieren per post op te sturen naar:

Dienst rechtspersonen
Ondernemingsrechtbank Leuven
Vaartstraat 5
3000 Leuven

U dient gebruik te maken van de officiële formulieren die ter beschikking worden gesteld door het Belgisch Staatsblad. U vindt de blanco formulieren terug onder de titel “OPRICHTING en WIJZIGING (zowel vennootschappen als verenigingen en stichtingen)” op volgende link: https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_tsv_pub/page.pl?language=nl&type=formu.

De neerlegging op papier kan betrekking hebben op een oprichting dan wel een wijziging van een onderneming.

Voor de oprichting van een onderneming (vennootschap of vereniging) dient u gebruik te maken van:

• Formulier I luiken A, B en C minstens in tweevoud neer te leggen (origineel ondertekend) samen met de bij wet verplicht neer te leggen stukken.

Voor de wijziging van een onderneming (vennootschap of vereniging) moet u gebruik maken van:

• Formulier I, luiken A en B minstens in tweevoud origineel ondertekend;
• Formulier II, luiken A en C in enkelvoud origineel ondertekend.

De formulieren dienen te worden neergelegd samen met de bij wet verplicht neer te leggen stukken.

Het Belgisch Staatsblad voorziet zowel voor de vennootschappen als voor de verenigingen een schema, zodat u per rechtshandeling kan zien welke formulieren en luiken U dient in te vullen. U vindt de schema’s terug op dezelfde webpagina als de blanco formulieren, onder de titel “Uitleg formulieren” op volgende link: https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_tsv_pub/page.pl?language=nl&type=formu.

Voor een meer uitgebreide tekst inzake de wijze waarop de neerlegging moet gebeuren, wordt verwezen naar de  Omzendbrief – Openbaarmaking van akten en stukken van vennootschappen, verenigingen en stichtingen.

De publicatie van de akte zal pas plaatsvinden na betaling van de kosten voor de bekendmaking aan het Belgisch Staatsblad.
Deze kosten (incl. BTW) bedragen:

(De hierboven vermelde bedragen zijn van toepassing vanaf 1 maart 2024 en worden jaarlijks geïndexeerd in de maand maart: zie https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_tsv_pub/page.pl?language=nl&type=p)

U dient de kost te betalen met bankcheque of bewijs van overschrijving, te voegen bij de neerlegging. U dient de overschrijving in één enkele storting te verrichten aan het Belgisch Staatsblad: BE48 6792 0055 0227– BIC PHCQBEBB. De betaling met een bankoverschrijving of storting dient in geval van een wijzigende akte het ondernemingsnummer of in geval van oprichting de naam en het adres van de zetel, als mededeling te vermelden.

Indien u de betaling niet uitvoert door middel van één enkele storting of wanneer u een foutief bedrag heeft betaald, wordt de neerlegging niet aanvaard. In dat geval dient u het juiste bedrag opnieuw te storten in één enkele storting opdat de neerlegging wordt aanvaard. Het foutief betaalde bedrag kan u terugvorderen via de facturatiedienst van het Belgisch Staatsblad:

Contactgegevens:

Belgisch Staatsblad: 0800/98809 (gratis nummer)

Dienst facturatie: 02/552.22.44

Het is aan te raden om contact op te nemen met de dienst Rechtspersonen van het Belgisch Staatsblad op het e-mailadres: RP-PM@just.fgov.be.
Indien deze dienst oordeelt dat uw publicatieverzoek voor terugbetaling in aanmerking komt, zal u een formulier "aanvraag terugbetaling" worden overgemaakt.
U dient het ingevulde formulier vervolgens naar de dienst boekhouding van het Belgisch Staatsblad te verzenden op het e-mailadres: boekhouding.staatsblad@just.fgov.be.

Om terugzendingen te vermijden, vindt u hieronder enkele aandachtspunten die werden samengesteld uit de meest voorkomende onregelmatigheden.

U dient rekening te houden met de territoriale bevoegdheid, dit is op basis van het adres van de maatschappelijke zetel van uw onderneming.  U kan nakijken welke ondernemingsrechtbank bevoegd is voor uw rechtsgebied door de gemeente in te voeren in de zoekmachine op:

Link   Lijst van territoriale bevoegdheden (fgov.be)

Gelieve steeds het origineel proces-verbaal van de vergadering in te dienen, dus met de handgeschreven handtekening(en) van de bevoegde bestuurder(s), bij voorkeur in blauwe inkt.
Voeg steeds het bewijs van de betaling aan het Belgisch Staatsblad.

Besteed aandacht aan de lijst van verplicht neer te leggen stukken, hun aantal en de vormvoorwaarden.

Gelieve steeds te willen vermelden:

• het volledige ondernemingsnummer (behoudens bij oprichting: het ondernemingsnummer wordt dan pas toegekend bij neerlegging);
• correcte benaming en rechtsvorm op alle neer te leggen stukken;
• volledig adres van de zetel (postcode, gemeente/stad, straat + nummer + bus);
• het correcte onderwerp van de akte, bv ontslag bestuurder, wijziging statuten, etc.

Bij zetelverplaatsing: wanneer een vennootschap, vereniging of stichting het adres van haar zetel in België wijzigt, is het van belang dat de volgende beginselen in acht worden genomen bij het invullen van de formulieren:

• op formulier I, luik A: het oude adres vermelden;
• op formulier I, luik B:
  • i) de vermelding “zetel” bovenaan de titel van het onderwerp van de akte, moet het oude adres bevatten;
  • ii) het nieuwe adres wordt vermeld in de bekend te maken tekst zelf van luik B.

Bij naamswijziging:

• op formulier II, luik A: de nieuwe naam vermelden.

Voor een naamswijziging op formulier II, luik A, moet de oude en de nieuwe naam (punt 2° a) en b)) worden vermeld.

Indien een lasthebber de stukken voor de neerlegging ondertekent, dient de originele volmacht (met nominatieve aanduiding van de gevolmachtigde) gevoegd te worden, en dient deze volmacht tevens mee gepubliceerd te worden in de akte.

De originele volmacht met aanduiding van de gevolmachtigde moet worden ondertekend door het vertegenwoordigingsbevoegd orgaan van de bij de neerlegging betrokken rechtspersoon. De lasthebber die instaat voor de neerlegging kan in geen geval de eigenlijke beslissing van de algemene vergadering tot het verlenen van de volmacht voor de neerlegging zelf ondertekenen in de plaats van het orgaan dat volgens de statuten bevoegd is om de vennootschap of vereniging te vertegenwoordigen.

Controle van de identiteit van de leidinggevende functies

Bij de aanstelling of vervanging van een lid van het bestuursorgaan dient u een kopie van beide zijden van de identiteitsdocumenten van het lid van het bestuursorgaan dat werd aangesteld, herbenoemd of vervangen, toe te voegen op een aparte pagina.

Indien de neerlegger een notaris dan wel een professionele neerlegger is die lid is van een wettelijk instituut of een orde, wordt er geen kopie gevraagd van de identiteitsdocumenten van de vervangen of aangestelde bestuurder.

Controle van de identiteit van de neerlegger

De perso(o)n(en) die formulier I luik B onderteken(t)(en) is(zijn) de neerlegger(s). Deze perso(o)n(en) dien(t)(en) zich te identificeren / legitimeren door:

• de overhandiging van een document met zijn/haar/hun persoonlijke identiteitsgegevens (naam, voornaam, rijksregisternummer/nummer geldig internationaal paspoort, adres);
• voorlegging aan de griffie van zijn/haar/hun persoonlijke identiteitsdocumenten;

overhandiging van een door het vertegenwoordigingsbevoegd orgaan van de bij de neerlegging betrokken rechtspersoon origineel ondertekende bijzondere volmacht die specifiek betrekking heeft op de neerlegging van het neer te leggen stuk (dit laatste punt geldt niet indien de neerlegger een notaris is).

Stukken die op papier worden neergelegd vereisen een originele handgeschreven handtekening.

Onder “handgeschreven” of “origineel” wordt verstaan:

• niet elektronisch,
• niet digitaal,
• geen itsme verificatie,
• geen kopie,
• geen gescand document.

Gelieve bij voorkeur geen zwarte maar blauwe inkt te gebruiken zodat de bevoegde ambtenaar het origineel karakter in één oogopslag kan nagaan.

Een elektronische handtekening kan enkel worden aangewend voor stukken die digitaal kunnen worden neergelegd. Zo kunnen elektronisch ondertekende documenten worden neergelegd via JustAct of eDepot.

Wanneer een elektronisch document wordt afgeprint is er sprake van een kopie, waarbij een (gekwalificeerde) elektronische handtekening haar identificatiefunctie verliest. Indien u toch een elektronisch ondertekend document wenst toe te voegen, dient u dat stuk nog steeds handmatig met balpen te laten ondertekenen door het vertegenwoordigingsbevoegde orgaan.

De handtekening moet worden aangebracht:

• onderaan luik C van formulieren I en/of II;
• luik B van formulier I, doch enkel op de achterzijde.

Op luik B van formulier I wordt de handtekening enkel op de achterzijde geplaatst zodat de handtekening zich niet op het bekendgemaakt stuk bevindt en aldus geen frauduleus gebruik ervan kan worden gemaakt. Op de voorzijde van luik B van formulier I zijn enkel de naam en de hoedanigheid van de persoon of de personen vermeld die bevoegd zijn om de vennootschap, vereniging of stichting ten aanzien van derden te vertegenwoordigen (organen). Indien de handtekening op de voorzijde voorkomt, weigert de griffie de neerlegging.

Als u graag een bewijs van neerlegging wenst, dient u een gefrankeerde omslag bij te voegen met vermelding van uw naam en adres, samen met een extra exemplaar van formulier I luik A + B. Wij bezorgen u dan een afgestempeld exemplaar terug.

Sinds 1 augustus 2023 moeten griffies via een “webservice” het bestaan van een Belgisch bestuursverbod controleren in het Centraal register van bestuursverboden (JustBan) (zie https://www.justonweb.be/companies, vervolgens klikken op “Raadpleeg het Centraal Register van Bestuursverboden (JustBan)”).

De griffies weigeren de neerlegging van de benoeming van een persoon als bestuurder, zaakvoerder, commissaris, dagelijks bestuurder, lid van een directiecomité, directieraad of raad van toezicht of vereffenaar van een vennootschap, VZW, IVZW of stichting of vertegenwoordiger voor de werkzaamheden van een bijkantoor, indien aan die persoon een in het Centraal register van bestuursverboden opgenomen bestuursverbod is opgelegd.

De rechtspersoon moet verklaren dat deze leidinggevende persoon geen actueel bestuursverbod heeft opgelegd gekregen door een rechtscollege van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (EER).

De wet 4 mei 2023 vereist dat er bij de neerlegging van elke benoeming of herbenoeming van een leidinggevend functionaris (bestuurder, zaakvoerder, commissaris, dagelijks bestuurder, lid directiecomité, vereffenaar, commissaris enz..., ongeacht zijn/haar woonplaats en ongeacht zijn/haar nationaliteit) een aparte verklaring op eer wordt toegevoegd.

In deze verklaring op eer dient het bevoegde orgaan te verklaren dat er lastens die functionaris geen gekend bestuursverbod werd uitgesproken door een buitenlands rechtscollege van de Europese Economische Ruimte. De verklaring op eer moet origineel worden gehandtekend.

U kan de verklaring op eer hier downloaden.

Eenzelfde bekendmaking kan betrekking hebben op meerdere onderwerpen / beslissingen. U hoeft in dat geval geen verschillende formulieren te gebruiken. U dient er louter voor te zorgen dat de formulieren en luiken werden ingevuld die betrekking hebben op de verschillende beslissingen. De bekendmakingskosten zijn dan ook eenmalig.

Bijvoorbeeld: de wijziging van de statuten en van de samenstelling van het bestuursorgaan kan in hetzelfde formulier worden doorgegeven door in luik B van formulier I bij de rubriek “Onderwerp akte” te vermelden “Wijziging van de statuten en van het bestuursorgaan”.

Om een lid van het bestuursorgaan te benoemen of te ontslaan, moeten volgende gegevens in het te publiceren uittreksel worden vermeld:

• voor de natuurlijke persoon: naam, voornaam en woonplaats;
• voor de rechtspersoon: naam, rechtsvorm, zetel en het ondernemingsnummer alsook de naam, voornaam en woonplaats van de vaste vertegenwoordiger van die rechtspersoon.

Bij het neerleggen van de jaarrekening voor de kleine VZW dienen minstens volgende gegevens te worden vermeld op de jaarrekening:

• de benaming met de rechtsvorm;
• het adres van de zetel;
• het ondernemingsnummer;
• de zin “goedgekeurd op de algemene vergadering van …".

De jaarrekening moet in tweevoud worden neergelegd en moet telkens worden ondertekend door het vertegenwoordigingsbevoegd orgaan.

Wanneer heb ik buitenlandse documenten nodig?

• Bij de opening van een bijkantoor van een buitenlandse vennootschap in België:
  • Beslissing van de hoofdzetel (het moederhuis) tot opening van het Belgisch bijkantoor met benoeming van een wettelijke vertegenwoordiger*
  • Statuten van het moederhuis*
  • Bewijs van inschrijving in het register in het buitenland*
  • Laatste jaarrekening van de hoofdzetel (moederhuis)
• Bij elke wijziging aan de statuten van het moederhuis*

* Vereist legalisatie van de handtekening van de openbaar ambtenaar + apostille

Wat is legalisatie? Wat is een apostille? Is dat voor elk document nodig?

Zie volgende link: https://diplomatie.belgium.be/nl/legalisatie-van-documenten  

Hoe kan ik buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in België?

Zie volgende link: https://diplomatie.belgium.be/nl/legalisatie-van-documenten/legalisatie-gedetailleerdere-informatie/hoe-buitenlandse-documenten  

Hou er rekening mee dat alle niet-Nederlandstalige documenten dienen te worden vertaald door een beëdigd vertaler en dienen voorzien te zijn van een officiële stempel.

In welke landen zijn legalisatie en apostille nodig?

Zie volgende link: https://diplomatie.belgium.be/nl/legalisatie-van-documenten/zoekcriteria-legalisatie   

Welke stappen moet ik volgen als ik een Belgisch document moet legaliseren voor gebruik in het buitenland?

Naargelang de oorsprong van het document waarop de te legaliseren handtekening vermeld staat, moet u zich tot één of meerdere instanties wenden. Klik hier voor meer info: https://diplomatie.belgium.be/nl/legalisatie-van-documenten  

Wanneer een bestuurslid niet in België verblijft, moet hij zijn BIS-nummer vermelden. Dit staat op de vreemdelingenkaart.

Indien het bestuurslid geen BIS-nummer heeft, moet in het vakje rijksregisternummer van luik C van formulier I of II zijn geboortedatum worden ingevuld en moet een kopie van een identiteitsbewijs (identiteitskaart of paspoort) aan de griffie worden overhandigd.

Uit deze kopie moeten volgende elementen kunnen worden afgeleid:

• naam;
• adres (verblijf in het buitenland);
• geboortedatum;
• geslacht.

Indien het adres in het buitenland niet wordt vermeld op de identiteitskaart of paspoort, moet er een bewijs van woonst worden gevoegd, niet ouder dan 3 maanden.

Indien u na raadpleging van het bovenstaande nog vragen heeft omtrent het verrichten van de neerlegging, kan u contact opnemen met de dienst rechtspersonen.

De dienst rechtspersonen kan enkel vragen behandelen omtrent de formele handelingen van de neerlegging gelet op het verbod om (inhoudelijk) consult te geven (art. 297 Ger.W.).

U kan de dienst rechtspersonen bereiken op het nummer 016/21.46.49 dan wel op volgend e-mailadres: orb.leuven.rpr@just.fgov.be.
De dienst is geopend van 8u30 – 12u30 en van 13u30 - 16u, uitgezonderd zaterdag, zondag en feestdagen.